Use Melhor o Teclado

O site efetividade.net está com uma promoção interessante: está dando prêmios para quem escrever bons textos sobre como fazer as coisas com mais produtividade. Os prêmios incluem um livro, cadernetas e até mesmo um handheld. Aqui vai então a minha contribuição.

Apesar da grande facilidade que o mouse nos proporciona, talvez a minha querida leitora não tenha percebido que o uso do teclado resolve algumas tarefas mais rapidamente. Seguem então algumas dicas sobre como usar melhor o teclado (tudo para Windows).

A primeira diz respeito a como abrir seus programas. Quem usa muito a calculadora, por exemplo, conhece bem o problema: clica em iniciar, aponta para programas, aponta para acessórios, clica em Calculadora. Parece que não, mas isso toma tempo, principalmente quando o mouse cisma em ir para o lado errado. Uma solução que muita gente adota seria, neste caso, colocar um atalho para a calculadora no desktop, atravancando o visual e tapando aquele papel de parede lindo com a foto das últimas férias. Uma solução melhor é definir um atalho do teclado que, quando acionado, executa o programa.

Fazer isso é bem simples: no menu Iniciar, dê um clique com o botão direito do mouse no ícone do programa desejado; no menu que aparece clique em "Propriedades" (que é, geralmente, o último item); na tela que aparece, procure o espaço com o nome "Tecla de Atalho" e clique ali dentro; faça no teclado a combinação desejada; você verá que ela aparece escrita; clique em ok. A partir daí é só bater esta combinação de teclas que o programa será iniciado sem que seja preciso navegar por todo o menu.

Uma leitora que gosta de reclamar pode dizer que não vai ter memória para gravar estas combinações, mas é importante lembrar que elas serão sempre usadas, já que você não vai perder seu tempo criando combinações para aqueles programas que nunca usa. Pessoalmente, eu costumo usar a combinação ctrl + alt + shift + a primeira letra do programa. Exemplos: "w" para o Word, "b" para o bloco de notas e "f" para o Firefox. Fazendo assim é tão intuitivo que um amigo de trabalho, que está aprendendo estes macetes, às vezes chuta a letra que uso para abrir um programa... e acerta!

A segunda dica pode ser usada em qualquer programa, e agiliza bastante certas tarefas: você já reparou, querida leitora, que os menus dos seus programas têm algumas de suas letras sublinhadas? Pois é, elas servem para que o menu seja ativado sem o uso do mouse.

Vou dar um exemplo simples, usando o Word: a leitora resolve praticar seu segundo idioma e escreve um texto em espanhol. Normalmente o texto fica cheio daqueles riscos vermelhos, já que o Word acha que o texto está em português e, portanto, todo errado.

Para resolver o problema e dizer ao Word que o texto está em espanhol, a leitora seleciona o texto, clica no menu "Ferramentas", aponta para "Idioma", clica em "Definir idioma...", fica clicando na seta de rolagem até que apareça "Espanhol" na lista, clica em "Espanhol" e, finalmente, ufa, clica em "ok".

É possível fazer isso pelo teclado de forma bem mais rápida: começa-se dando um toque na tecla "alt" (não é preciso deixá-la apertada), depois apertando a letra "m", que é a letra sublinhada do menu "Ferramentas", depois apertando "i", que é a letra sublinhada do item "Idioma", depois apertando "d", letra sublinhada de "Definir idioma", escrevendo "esp", para automaticamente escolher o item "espanhol" na lista e apertando, finalmente, enter para confirmar.

Tudo isso toma um tempo mínimo, muito menor do que tirar a mão do teclado, achar o mouse, achar a setinha do mouse, passear pelos menus, escolher as opções, clicar em ok e então voltar com a mão para o teclado.

Novamente, um aviso para alguma leitora reclamona: é claro que eu não tenho de memória todas as combinações possíveis de teclas, para todos os programas que uso. Longe de mim fazer uma coisa dessas! Eu simplesmente reparo nas coisas que faço com freqüência com o mouse e busco um jeito de fazê-las com mais rapidez sem ter que usar o mouse. Afinal, pra quê gravar a combinação de teclas usada para colocar um texto em três colunas se eu raramente faço isso?

Uma variante interessante desta dica é usá-la para abrir arquivos recentemente usados. Explico com um exemplo: em casa, eu uso o Excel para lidar basicamente com três arquivos: um de aniversários, um de telefones e um de finanças. Raramente eu trabalho com um arquivo que não seja um destes. Daí que, no menu "Arquivo", eles sempre fazem parte da lista dos últimos quatro arquivos usados. Logo, para abrir um deles, eu não perco tempo clicando em "Arquivo/Abrir" para então procurar o dito cujo. Basta apenas teclar "alt", "a" e o número do arquivo na lista dos mais recentes. Simples assim.

Por fim, uma terceira dica que não envolve o mouse, é para usar no Word, e é ótima para quem costuma escrever expressões longas muitas vezes por dia. Eu, por exemplo, no cartório, tenho sempre que escrever "Segundo Distrito deste Município", mas hoje já não perco mais o meu tempo escrevendo tudo isso, escrevo apenas "sdm" e o Word faz a troca automaticamente pra mim. Como? Simples.

Estando no Word, clique no menu "Ferramentas" e então em "Auto Correção". Na tela que aparece você verá na parte de baixo uma longa lista de expressões e palavras que já vêm pré-programadas pelo Word, mas saiba que você pode adicionar as suas. Para o meu exemplo acima, eu escrevi "sdm" no campo "Substituir", a longa expressão no campo "Por" e então cliquei no botão "Adicionar". Tudo sem as aspas, é claro.

Aquele mesmo colega de trabalho, que já está ficando esperto no assunto, já deu uma sugestão de inclusão na lista: a troca de "cmc" por "com as seguintes medidas e confrontações: ", que é outra expressão que a gente sempre usa.

É importante lembrar, claro, que é preciso cuidado na hora de escolher o termo que vai causar a substituição: se você mandar o Word substituir "bom" por uma outra coisa qualquer, quando você realmente quiser escrever "bom" o Word vai trocar sem pestanejar.

Uma variante desta dica é o uso deste recurso para evitar o suplício que é inserir símbolos. Exemplo: na minha época de faculdade, em uma das cadeiras nós usávamos constantemente a letra grega lambda (que, a propósito, é igual um Y de cabeça pra baixo). Para colocá-la nos meus trabalhos eu tinha que clicar em Inserir, depois em Símbolo, procurar a letra e depois clicar em ok. Para resolver o problema "ensinei" ao Word para que ele trocasse a palavra "lambda" pela letra grega. Pra mim, escrever o nome da letra é mais rápido que percorrer todo o menu. Outro exemplo de troca útil é m2 por m².

E a dica é tão boa que permite até uma outra variante, ótima para aumentar a velocidade da digitação: trocar erros comuns de datilografia pela escrita certa. Só pra citar exemplos meus do cartório, alguns erros comuns que cometo quando digito são "ltoe" no lugar de "lote", "confrontadno" no lugar de "confrontando" e "loteametno" no lugar de "loteamento". Para não ter que ficar corrigindo isso toda hora, coloquei as duplas erro/acerto na lista.

Quer mais uma variante? Tem: hoje em dia não uso esta variante com tanta freqüência, porque a maioria dos teclados têm o "ç", mas quando não tinham eu incluía na lista palavras que terminavam com "ção", fazendo com que o Word substituísse "cao" por "ção". Exemplos: acao/ação, ficcao/ficção, emocao/emoção. Eu fazia isso porque perdia tempo (e errava muito) quando tinha que bater a seqüência "acento, c, shift, til, a" só pra fazer um simples "çã".

Não canso de dizer: as idéias para melhorar nascem da rotina! Eu NÃO perco tempo pensando nas coisas que vou incluir na lista. Ela vai crescendo naturalmente, de acordo com que vou notando que certas coisas vivem se repetindo e que podem ser melhoradas, sejam elas expressões sempre digitadas, símbolos sempre inseridos ou erros sempre cometidos.

Aí está então, querida leitora, a minha contribuição para a sua produtividade no escritório. Se você gostou e quiser mais, costumo usar outros macetes do gênero e posso trazê-los para cá.

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